Zo wapen je je tegen schijnzelfstandigheid – Guidelines voor freelancers en opdrachtgevers –DEEL 4 VRIJHEID VAN HIËRARCHISCHE CONTROLE
Vrijheid van hiërarchische controle
Werkgeversgezag hoort niet thuis in een samenwerking tussen freelancers en opdrachtgevers. Dat betekent niet dat er geen doelstellingen en afspraken kunnen vastliggen. Maar de manier waarop we tot die afspraken komen en hoe een samenwerking de verwachting van alle partijen inlost, komt anders tot stand dan via klassieke evaluatie- en functioneringsgesprekken. Om je te vrijwaren van het vermoeden op schijnzelfstandigheid, besteed je beter extra aandacht aan de clausules over het verloop en de beëindiging van de opdracht. Wat dat in de praktijk betekent, leggen we hieronder uit.
1. Het verloop van de opdracht
Onder deze clausule vallen de organisatorische afspraken. Een groot deel van de aspecten die gelinkt zijn aan ‘hiërarchische controle’ vallen hier dan ook onder. Volgende topics leggen vast hoe opdrachtgever en freelancer praktisch samenwerken en hoe de opdracht wordt opgevolgd zonder hiërarchische controle uit te oefenen.
Doelstelling van de opdracht
Omschrijf de doelstelling van de opdracht zo concreet mogelijk. Waarom werken freelancer en opdrachtgever samen? Wat is het doel van de opdracht en welke expertise legt de freelancer hiervoor in de weegschaal?
Deadlines
Uiteraard kan je verschillende deadlines vastleggen in het contract. Het is ook perfect haalbaar om aan die deadlines de vergoeding te koppelen.
Overleg en rapportering
Bepaal in het contract al meteen wat er nodig is voor een correcte opvolging van de opdracht. Welke overlegmomenten worden er ingepland, wat is er nodig op vlak van feedback? Zijn er rapporteringen nodig en waaraan moeten die voldoen?
Tip voor de freelancer: wanneer je bij de bespreking van het contract al direct het belang van feedback aanhaalt, leg je een stevig fundament voor een vlotte samenwerking. Zo zijn de verwachtingen van beide partijen duidelijk.
Tijdsregistratie
Tijdsregistratie via de interne prikklok is sterk af te raden. Dit druist zelfs in tegen twee van de vier criteria die bepalend zijn in een onderzoek naar schijnzelfstandigheid. We haalden het eerder al aan bij ‘vrijheid van organisatie van de arbeidstijd’ en komt ook hier aan bod. Freelancers houden zelf hun uren bij of doen dit via een gezamenlijk systeem. Het spreekt voor zich dat het systeem transparant moet zijn voor beide partijen. Toegangsregistratie door een badgesysteem is uiteraard geen probleem. Die toegangscontrole is er immers omwille van veiligheidsredenen zodat er een actueel overzicht is van wie zich in de gebouwen bevindt bij een noodsituatie.
Afwezigheden
Een freelancer hoeft geen verklaring te geven over de reden van zijn afwezigheid en er ook geen toestemming voor vragen. Het strookt bovendien ook niet met de ‘vrijheid van organisatie van werk’. Instructies voor het aantal te nemen verlofdagen zijn evenmin aan de orde. Uiteraard wil een opdrachtgever wel zeker zijn dat de opdracht binnen de voorziene termijn afgewerkt wordt. Dit heb je al vastgelegd in de ‘doelstelling’ en bij de ‘deadlines’. Praktische afspraken vastleggen over wanneer een freelancer het best meldt wanneer hij of zij afwezig zal zijn, is wel perfect mogelijk. Bepaal ook al in het contract hoe onverwachte of lange afwezigheden opgevangen worden.
Interne of externe audits
In sommige gevallen komt het voor dat het werk van freelancers mee opgenomen wordt in interne of externe audits van de organisatie. Audits zijn per definitie een scan van de procedures en geen persoonlijke evaluatie of controle. Ze worden juridisch gezien dan ook niet beschouwd als ‘hiërarchische controle’.
2. Beëindiging overeenkomst
Wat gebeurt er dan als de samenwerking toch niet de verwachtingen van een van de partijen inlost? Of als beide partijen aanvoelen dat de verstandhouding niet goed zit? Hapert de samenwerking, dan zorgt dit voor wrevel en betekent dit in de praktijk soms dat de samenwerking wordt stopgezet. Op dat moment is het belangrijk om terug te grijpen naar wat er in het contract vermeld staat bij de clausule 'beëindiging contract'.
Remediëringsperiode
Soms is er in het contract sprake van een remediëringsperiode. Wringt de samenwerking, dan kan de opdrachtgever beslissen om rond de tafel te zitten om een aantal knelpunten aan te kaarten. Op basis van dit gesprek wordt een actieplan gemaakt waarin de freelancer een bepaalde periode de tijd krijgt om deze zaken aan te pakken. Daarna wordt beslist of de samenwerking al dan niet wordt stopgezet. De intentie van de remediëring is om het project of de samenwerking alsnog te redden. Vindt er uiteindelijk toch een contractbeëindiging plaats, dan val je terug op de bepalingen die vastliggen in de clausule ‘beëindiging contract’.
3. Vervangen van de uitvoerder
In contracten met tussenpartijen staat er vaak een clausule over ‘vervanging van de uitvoerder’. Dit valt samen met een zogenaamde free handover. Dat betekent dat een opdrachtgever kan beslissen dat de freelancer vervangen moet worden door een andere persoon met dezelfde expertise. De free handover bepaalt dat er door beide freelancers een overdracht van 10 dagen zal plaatsvinden die niet gefactureerd wordt aan de klant.
Voor de freelancer die vervangen wordt, gelden wel nog steeds de voorwaarden ‘beëindiging van de opdracht’ die vastliggen in het contract tussen de tussenpartij en de freelancer zelf.
Vrijheid van hiërarchische controle moet de freelancer voldoende vrijheid geven om de opdracht in te vullen naar best vermogen. Dat neemt niet weg dat opdrachtgever en freelancers werkbare en bindende afspraken kunnen vastleggen.
Contract en praktijk, eenzelfde verhaal
Dit was de laatste bijdrage in een reeks van vier over hoe opdrachtgever en freelancer op een juridisch correcte manier samenwerken. Onthoud dat een sluitend contract al de helft van het werk is in het vermijden van schijnzelfstandigheid en tegelijk slechts de helft is. Zorg ervoor dat wat in het contract staat ook één op één vertaald wordt in de praktijk en dat die perceptie ook duidelijk is bij iedereen in de organisatie. Tot slot willen we nog een belangrijke mythe ontkrachten: schijnzelfstandigheid ontstaat niet automatisch door slechts voor één opdrachtgever te werken. Voor een enkele opdrachtgever werken is perfect mogelijk als je je aan de principes van een zelfstandigenrelatie houdt zoals we beschreven in deze reeks.