Welke informatie geeft u mee bij een inspectiecontrole als u ook met uitzendkrachten werkt?
Welke informatie bewaart u als gebruiker van uw interims?
Krijgt u een controle van de sociale inspectie, dan kan het zijn dat u voor uw werknemers allerlei documenten dient te tonen. Hoe zit dat voor de interims die in uw onderneming werken? Moet u de arbeidscontracten en/of loondocumenten bij het uitzendbureau opvragen om dit te kunnen tonen?
Welke gegevens krijgt u over interims?
Het uitzendkantoor bewaart de gegevens. Omdat u zelf niet de werkgever van uw interims bent, heeft u meestal weinig gegevens over hen. Indien u gegevens wenst, moet u die opvragen bij het uitzendkantoor.
Informatie die u krijgt is de laatste jaren heel beperkt! Dat is het gevolg van de toepassing van de privacywetgeving, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR-wetgeving). Ook als u er uitdrukkelijk naar vraagt, is de kans groot dat u zo goed als geen informatie krijgt over de interims die bij u werken. Het interimkantoor is in het kader van de GDPR de zgn. gegevensverwerkingsverantwoordelijke.
Contract opvragen kan niet zomaar. U mag daarom als gebruiker niet zomaar meer de uitzendcontracten opvragen van de interims die bij u werkzaam zijn. De GDPR-wetgeving voorziet immers geen geldige reden om dat te doen.
Let op! U kunt in principe ook geen overzicht van de uitzendkrachten opvragen met hun adres en het loon dat ze krijgen.
Welke gegevens wel? U krijgt enkel een naam en voornaam door. Geen gsm-nummer en al zeker geen rijksregisternummer. Dat laatste krijgt u wel als u de uitzendkracht op een bepaald moment vast in dienst zou willen nemen en u zelf werkgever zal worden.
Wat u nodig heeft, vraagt u zelf! Het uitzendkantoor kan dus niet bv. het gsm-nummer en adres van de uitzendkracht bezorgen aan u als gebruiker. Vraag dit gerust wel rechtstreeks aan de uitzendkrachten en vraag dan de toestemming om dat te gebruiken, bv. als u hen dringend moet verwittigen of nadien om hen uit te nodigen voor een opendeurdag of om een vacature te bezorgen.
Wat als er controle komt?
De sociale inspectie zal u geen documenten vragen. De RSZ-inspectie of de inspectie sociale wetten zal enkel vragen met welk uitzendbureau u samenwerkt en zij zullen dan alle verdere informatie omtrent contracten, loonfiches e.a. met het interimkantoor opnemen.
Tip. Waar u dus voor uw werknemers de contracten en loongegevens moet kunnen tonen, is het genoeg als u voor een interim de naam (namen) van het (de) uitzendbureau(s) waarmee u samenwerkt toont.
Welke informatie bezorgt u dan wel? Alle (algemene) informatie die te maken heeft met de tewerkstelling binnen uw onderneming kan de sociale inspectie wel vragen. Dit gaat dan o.a. om uw arbeidsreglement, eventuele bedrijfs-cao’s, specifieke sector-cao’s die gelden voor uw onderneming, andere belangrijke informatie, policy’s, enz.
Vergeet niet! Zij kunnen wel de verplichtingen controleren waarvoor u als gebruiker instaat. Zo staat u ervoor in dat de veiligheidsregels nageleefd werden, ook voor interims. Zo zullen ze momenteel bv. kunnen nagaan of u de coronamaatregelen ook aan uw interims meedeelde.
Vergeet niet! Dat ligt ook anders als het gaat om buitenlandse interims. Als het buitenlandse interims zijn, moet er bv. ook een Limosa-aangifte gebeurd zijn, moet u wegens corona een register bijhouden met hun verblijfs- en contactgegevens en checken of ze een passenger locator form ingevuld hebben.
Wegens de GDPR-reglementering mag het interimkantoor u in principe geen persoonsgegevens (behalve de namen) en dus ook geen arbeidscontracten, loonoverzichten, enz. bezorgen. Krijgt u een controle van de inspectie, dan volstaat het dat u de naam van het uitzendbureau vermeldt, waar ze deze documenten zelf zullen en kunnen opvragen.